Quel export faut-il pour analyser l'activité d'un hôtel ?

Un export ligne à ligne des réservations, annulées comprises, avec la date de création, les dates d'arrivée et de départ, le statut, le nombre de chambres et d'occupants, le canal, le segment, le plan tarifaire et le montant hébergement. Les rapports tout prêts servent ensuite de contrôle.

Faut-il anonymiser un export avant de l'envoyer à un outil d'intelligence artificielle ?

Retirez au minimum les noms, adresses, courriels, téléphones et données de paiement, et remplacez-les par le numéro de réservation. La CNIL rappelle qu'une donnée seulement pseudonymisée reste une donnée personnelle : n'envoyez que les colonnes utiles à la question.

Exporter les données de son logiciel hôtelier

Pour interroger les données de votre hôtel, il vous faut un export ligne à ligne des réservations, annulées comprises, et quelques rapports prêts pour contrôler le résultat. Puis, avant d'envoyer quoi que ce soit hors de votre logiciel, retirer tout ce qui identifie un client. Cette page dit quoi exporter, d'où, et comment le nettoyer.

Ce que proposent les logiciels

Chaque logiciel de gestion hôtelière (PMS) a ses rapports. Quelques exemples d'après leur documentation ou leur site :

Cloudbeds classe ses rapports par familles. Les « rapports de production » comprennent notamment le rapport RevPAR, le rapport sur le tarif journalier moyen, le rapport d'occupation, le rapport de production des canaux, les réservations par plan tarifaire et par pays. Les « rapports d'activité quotidienne » comprennent notamment les arrivées, les départs, les annulations, les absences sans annulation, le rapprochement des paiements et le rapport quotidien des revenus. Ils se téléchargent par le bouton « Exporter vers » ; la plupart des articles que nous avons lus indiquent les formats PDF et Excel.
Misterbooking annonce des rapports financiers « exportables sous Excel », une clôture journalière du chiffre d'affaires, une main courante et un module d'export comptable.
Thaïs indique que les données sont « exportables » et restent la propriété de l'établissement, et qu'il se connecte à plusieurs gestionnaires de canaux.
Mews publie une documentation technique d'interfaces de programmation (API), dont une « Connector API » d'accès aux données ; elle s'adresse à un développeur, pas à un export à la main.

Le gestionnaire de canaux, lui, sait quelle réservation vient de quelle plateforme ; vérifiez que cette information remonte bien dans le champ « source » ou « canal » du PMS, sinon toutes les analyses par canal seront fausses.

Les quatre exports qui couvrent presque tout

Export	Colonnes à garder	Sert à
Réservations (toutes, annulées comprises)	Numéro, date de création, date d'annulation, arrivée, départ, statut, chambres, adultes, enfants, type de chambre, canal, segment, plan tarifaire, montant hébergement, pays de résidence	Occupation, prix moyen, pick-up, durée de séjour, annulations, segments
Prestations facturées	Numéro de réservation, date, code de prestation, montant hors taxes, taxe sur la valeur ajoutée	Petit-déjeuner, extras, revenu total
Encaissements	Date, numéro de réservation, mode de paiement, montant	Rapprochement avec la comptabilité
Inventaire disponible	Date, chambres ouvertes, chambres hors service	Dénominateur de l'occupation et du RevPAR

Les rapports prêts (occupation, revenus du jour, annulations) ne remplacent pas ces exports : ils servent à vérifier que votre calcul tombe juste. Cloudbeds, par exemple, recommande pour l'audit de nuit une série de rapports (arrivées, départs, chambres hors service, tarifs de chambre, annulations, ajustements et remboursements) ; ce sont les mêmes points de contrôle pour une analyse mensuelle.

Vérifier l'export avant de s'en servir

Les annulations sont-elles dedans ? Chez Cloudbeds, une réservation annulée disparaît du calendrier mais reste dans le rapport des annulations. Un export des seules réservations actives fausse le pick-up et le taux d'annulation.
Quelle date filtre l'export ? Date de création, d'arrivée ou de séjour : notez-la dans le nom du fichier.
Les montants sont-ils hors taxes ou toutes taxes comprises, avec ou sans taxe de séjour ?
Le total tombe-t-il juste ? Comparez le nombre de nuitées et le revenu hébergement de l'export au rapport d'occupation du PMS sur la même période.

Retirer les données personnelles avant tout envoi

Aucune des analyses de ce site n'a besoin du nom d'un client. Avant de confier un fichier à un outil extérieur, et en particulier à un outil d'intelligence artificielle :

Supprimez les colonnes nom, prénom, adresse, courriel, téléphone, date de naissance, numéro de pièce d'identité, données de carte et commentaires libres de réception.
Gardez le numéro de réservation comme identifiant. Si vous devez relier deux fichiers, faites-le chez vous, avant l'envoi.
Généralisez ce qui peut trahir quelqu'un : un pays de résidence rare associé à une date précise suffit parfois à reconnaître un client habituel. La CNIL cite la généralisation (changer l'échelle d'une donnée, comme ne garder que l'année d'une date) parmi les techniques d'anonymisation.
Gardez la table de correspondance chez vous. La CNIL distingue l'anonymisation, irréversible, de la pseudonymisation, réversible : des données pseudonymisées « conservent donc un caractère personnel ». Un fichier où le nom est remplacé par un numéro reste donc soumis aux règles de protection des données ; n'envoyez que les colonnes utiles à la question posée.

Questions à poser une fois l'export prêt

« Combien de lignes, quelles dates de création minimale et maximale, combien de réservations annulées ? » (pour vérifier que l'export est complet).
« Nuitées et revenu hébergement par mois, à comparer au rapport d'occupation du PMS. »
« Réservations sans canal, sans segment ou sans nombre d'occupants. »

Une fois ces contrôles passés, vous pouvez calculer les KPI hôteliers, le pick-up ou préparer la déclaration de taxe de séjour. Pour l'exportation des données d'un autre logiciel métier, voyez l'accueil de NL-Q Base de données.